2.3. Modern Teoriler
2.3.1. Sistem Yaklaşımı
1950'li yıllarda başlayan ve günümüze kadar gelen modern
yönetim düşüncesi işletmeleri bir sistem yaklaşımı içersinde ele alır ve
inceler. Modern yaklaşımlar genellikle analitik temeli olan yaklaşımlardır. Bu yaklaşım
modeller ve sistemler kurmaya yönelik belirli bilimsel kavramlara yer verir.
Sistem yaklaşımı organizasyonlarca uygulanmadan önce diğer
bilim dallarında uygulanmış ve biyoloji dalında düşünülmüştür. Yirminci
yüzyılın başlarında genel sistem teorisi alanında bazı ön çalışmaların
yapıldığı söz konusudur. Köhler'in 1924'de fizik alanında, Lotka'nın 1925'de
açık sistem teorisi gibi çalışmalar bazı soruları yanıtlayamaması nedeniyle
konu ile ilgilenenler tarafından kabul edilmiyordu. Bununda nedenleri matematiksel
sağlamlığının olmaması diğeri ise sistemlerin özel haller için geçerli
olmasıdır.
Bütün bilim alanlarına hizmet sunmayı amaçlayan ki bu
konudaki çalışmalarına 1920'lerde başlayan biyolog Von Bertalanffy 'ın genel
sistemler teorisi adı altında yaptığı çalışmalardır. Matematik lojik esaslı
yeni bilim dalının amacı bütün sistemlere uygulanabilir,genel prensiplere sahip
formüle edilebilir olmasıdır.
Genel sistemler teorisi; Bütün sistemlere uygulanabilecek
genel ilke ve prensipleri bulmayı geliştirmeyi amaçlayan disiplinler arası
matematiksel destekli bir çalışma alanıdır.
Genel sistem teorisinin amacı, "Bir bütüne
organizasyona veya dinamik etkileşime ilişkin prensipleri, fizik, modern
biyoloji, psikoloji sahalarında ortaya koymaya yöneliktir"[1].
Genel sistem teorisinin Bertalanffy'e göre ilk amacı biyoloji, matematik,
fizyoloji, psikoloji, ekonomi gibi bilim dallarının birleşiminden oluşan,
büyüme ve gelişme konularına uygulanabilecek ilke prensip ve teorileri
geliştirmektir. Genel sistemler teorisi bunu yaparken olayları tek bir açıdan
ve çevre şartlarından kopuk inceleme yerine her olayı belirli bir çevre
içersinde başka olaylarla ilişkili olarak incelemeyi sağlar. Bu görüşe Holism
(bütüncü veya genelci) adı verilir. Holism nedeniyle her olayı kopuk kopuk
değil belirli bir çerçeve içinde başka olaylarla ilişkili olarak incelemek
mümkün olmuştur. "Sistem yaklaşımı veya sistem teorisi, tek başına yeni
bir bilim olmaktan ziyade belirli olayların durumların ve gelişmelerin
incelenmesinde kullanılan bir düşünce tarzı, bir metottur"[2].
Özetleyecek olursak sistem yaklaşımı olayları bir bütün olarak ele alan çeşitli
olaylarla ilişkilendiren ve matematiksel ifadeler kullanan analitik ve sentetik
bir yaklaşımdır.
Sistem kelimesi günümüzde bütün alanlarda kullanılmaktadır.
Çeşitli amaçlar için yapılmış değişik birkaç tanıma göz atmak yararlı
olacaktır.
Sistem;
-
Birbirleri ile etkileşimi olan elemanların
oluşturduğu topluluktur,
-
Aralarında ilişkiler olan parçaların oluşturduğu
topluluktur,
-
"Bir işletmede bir faaliyeti
gerçekleştirmek amacıyla, bütünleştirilmiş bir plan oluşturulmak üzere
birbirleriyle ilişkili çeşitli süreçlerin oluşturduğu bir şebekedir"[3].
Bu tanımlara bağlı kalarak sistemi aşağıdaki gibi
tanımlamak mümkündür: Sistem, belirli parçalardan meydana gelen, bu parçalar
arasında belirli ilişkiler olan ve bu parçaların aynı zamanda çevre ile
ilişkisi ve amacı olan bir bütündür.
Bir bütünü meydana getiren parçaların her birinin
işleyişinin kendine özgü özellikleri vardır. Sistem yaklaşımı bütünü meydana getiren
parçaları ve bu parçaların birbirleriyle olan ilişkilerini bir arada incelemek
demektir. Sistemin tanımı incelendiğinde tanımda dört önemli elemanın olduğu
görülecektir.
Bunlar;
-
Birden çok parça,
-
Parçalar arası ilişkiler,
-
Parçaların oluşturduğu bir bütün,
-
Bütünün bir amacının olması,
Bu dört elemanı incelersek;
Birden çok parça:
Bütünü oluşturan eleman veya parça sistemin fiziksel veya kavramsal oluşuna
bağlı olarak çeşitli şekillerde olabilir. Örneğin otomobili oluşturan
tekerlekler, kaporta, piston, frenler, yağ pompası otomobili meydana getiren
parçalardır.
Parçalar arası
ilişkiler: Bütünü meydana getiren her bir parçanın birbirleriyle ilişkisi
olması son derece doğaldır."Hiçbir sistemde parçalar /bileşenler arasında
bir ilişkinin olmadığı ileri sürülemez"[4].
Parçaların
oluşturduğu bir bütün: Sistemin en önemli özelliğidir. Parçalar ve parçalar
arası ilişkiler sonucu ortaya çıkar.
Bütünün bir
amacının olması: En basit sistemlerin bile bir amacı vardır. Amaçsız sistem
düşünülemez.
Bu açıklamalarımızdan sonra, "belirli bir olaya
sistem yaklaşımı açısından bakabilmek için aşağıdaki temel sorulara cevap
aramak gerekir"[5].
-
Ele alınan sistemin önemli parçaları nelerdir?
-
Bu parçaları birbirine bağlayan ve birbirine
uyumunu sağlayan başlıca süreçler nelerdir?
-
Sistemin gerçekleştirmek istediği amaçlar
nelerdir?
Sistem konusunda klasik hale gelmiş örneklerden en kolay
anlaşılanı insan vücududur.
Amaç: Yaşamak,
Parçalar: Sinir sistemi, dolaşım, sindirim, iskelet, kas
vb. alt sistemler,
Parçalar arası ilişki: Eğer sindirim sistemi iyi
çalışmıyorsa, dolaşım sistemi ve buna bağlı diğer sistemler etkilenmektedir,
Parçaların oluşturduğu bütün: İnsan
2.3.1.1. Temel Kavramlar ve Özellikler
Sistem birbiriyle ilişkili parçalardan meydana gelen amacı
olan bir bütün olarak tanımlandığında sistemle ilgili bazı kavramların ve
özelliklerin ortaya konulmasında yarar vardır. Bu kavramları açıklayalım.
2.3.1.1.1. Sistem ve alt sistemler:
Tanımı gereği bir sistem çeşitli parçalardan oluşur. Bu
parçalar alt sistem olarak adlandırılır. İnsan sistemleri,makine sistemleri
sosyo-teknik ve bio-teknik bütün sistemlerin alt sistemleri vardır. İşletme bir
sistem olarak ele alındığında departmanlar bunun alt sistemleridir. Şayet
ilgili endüstri dalı bir sistem olarak ele alınırsa işletmeler o endüstri
dalının alt sistemleridir."Her sistemin alt sistemleri olduğu gibi, her
sistem bir başka üst sistemin alt sistemidir".
Örnek: Otomobil bir sistemdir, motoru ve diğer parçaları
bunun alt sistemidir. Otomobil trafiğe girdiğinde trafik üst sistemdir.
Otomobil bunun alt sistemi haline gelir.
Açık sistemler, yarı açık sistemler, kapalı sistemler
olmak üzere ikiye ayrılır.
Açık sistemler; Her sistem belirli bir çevrede faaliyet
gösterir.Eğer sistemle sistemin faaliyet gösterdiği çevre arasında bilgi,
enerji ve malzeme alış verişi varsa bu sistemler açık sistem olarak tanımlanır.
Açık sisteme devamlı olarak çevreden bir şeyler girer ve sistemden devamlı
olarak bir şeyler çıkar. Dolayısıyla şartlar devamlı olarak değişmektedir.
Biyolojik ve sosyal sistemler açık sistemlerdir.
Açık sistem şekil 6’daki gibi gösterilebilir.
 |
Şekil 6 Sistem ve Unsurları
Açık sistemin özellikleri;
-
Büyüme ve gelişme yetenekleri vardır,
-
Kendi kendilerini korurlar,
-
Çevre ile sürekli ilişki halindedirler,
-
Çevresinden aldıklarını işler,
-
Çevresinden aldıklarını çeşitli şekillerde
çevresine geri verirler.
Eğer sistemin çevresi ile arasında bir ilişki yok ise bu
sistem kapalı sistem olarak adlandırılır. Kapalı sistemlerde çevreye ilgi az
olup sistemin kendi içinde bir hareketi vardır."Kapalı sistemlerin
yapılarında sadece kontrol edilebilen faktörler ele alınır"[6].
Yarı açık sistemlerde ise sisteme giren inputlardan bazıları sistemde
tüketilir.
2.3.1.1.2. Çevre (Dış Çevre):
Bütün sistemler belirli bir çevrede faaliyet gösterirler.
Sistemin sınırları dışında kalan her şey çevreyi oluşturur. Kapalı sistemlerin
çevre ile ilişkisi olmadığından kapalı sistemler için çevrenin önemi yok
denecek kadar azdır. Fakat açık sistemler için çevre çok önemlidir. Çevre ile
ilgili pek çok faktör söz konusudur. Fakat bu faktörlerin hepsinin aynı
derecede sistemi etkilemesi söz konusu olamaz. Bu faktörlerin bazılarının
sistemin işleyişi ile etkileri çok ve kritik olmasına karşın bazıları hiç
etkili olmayabilir. Çevre faktörlerinden sistem üzerinde etkili olanların
oluşturduğu set ilgili çevre koşulları olarak isimlendirilir.
2.3.1.1.3. Sistemin Sınırları
Sınır sistemin nerede başlayıp nerede bittiğini gösterir.
Her sistemin sınırı vardır."Sınır sistemin iç bünyesine ilişkin
değişkenleri, sistemin çevresine ilişkin faktörlerden ayırır"[7].
Kapalı sistemlerde sınırlar katıdır ve çevre ile alış verişe imkan vermez. Açık
sistemlerde sınır çevre ile alış verişe uygundur. "Bu alış verişin anlamı,
sistemin içindeki değişkenlerin dış çevredeki faktörler tarafından etkilendiği
yönündedir"[8].
İşletmeler açık sistem olmaları nedeniyle sistemin sınırlarının dışındaki
oluşumları incelemek ve bu incelemeler sonucu elde edilen bilgilerin karar
almalarında kullanılması gerekir. İşletmelerde örneğin pazarlama sisteminin alt
sistemi olan pazarlama araştırma sistemi elde ettiği bilgileri pazarlama
sistemine aktarmak yoluyla alınacak kararların çevre ile bütünleşmesine olanak
sağlar. "Dış çevreye ilişkin faktörlerdeki değişmelerle ilgili bilgi ve
verileri sistemin içine aktararak karar organlarına ulaştırılması gerekir.
Araştırma ile ilgili birimler bağlı oldukları sistemi bu yolla çevreye
bağlarlar"[9].
2.3.1.1.4. Entropi ve Negatif Entropi
Entropi kavramı termodinamikten alınmıştır. Bu kavram
sistem olarak nitelenen bütündeki bir eğilimi ifade eder. Bu kavrama göre,
"bir sistemde faaliyetlerin bozulması, dengenin kaybolması, karışıklık ve
aksamaların belirmesi ve sonunda sistemin faaliyetlerinin durması yönünde
eğilim vardır. İşte entropi bu eğilimi ifade eder"[10].
Sistemin niteliği ve büyüklüğü ne olursa olsun bütün sistemlerde entropi
vardır. Hangi sistem olursa olsun karışıklık, düzensizlik, bozulma, durgunluk
ve sonunda tamamen durma eğilimi içindedir. Kapalı sistemlerde entropi
kuvvetlidir ve belirli bir zaman sonunda sistemi durduran en önemli etkendir.
Bunun da nedeni kapalı sistemlerin çevreyle alış verişinin yok denecek kadar az
olmasıdır. Açık sistemlerde entropi yavaşlatılabilir ve durdurabilir. Çevrenin
etkilerini negatif hale getirebilir. Buna negatif entropi veya negentropi adı
verilir. Açık sistemlerde negatif entropi vardır. Biyolojik bir sistem için maksimum
entropi ölümü ifade eder. Sosyal sistemlerde ise entropi gerekli olan bilgi
verilerden yoksun kalmayı, sistemi yönetebilmek için gerekli olan bilginin
karar organlarına gelemeyişini, düzensizliği ve organizasyonsuzluğu ifade eder.
2.3.1.1.5. Değişkenler ve Parametreler
Bütün sistemlerde sistemin yapısına ve işleyişine etki
eden faktörler vardır. Sistemin sınırları içinde sistemin yapısı ve işleyişini
etkileyen faktörlere değişken adı verilir. Kapalı sistemler sadece
değişkenlerden etkilenir. Sistemin sınırları dışında olan sistemin yapı ve
işleyişini etkileyen faktörlere parametre adı verilir. Açık sistemler hem
değişkenler hem de parametreler tarafından etkilenir.
2.3.1.1.6. Dengeli Durum ve Dinamik Denge
Açık sistemlerin en önemli özelliklerinden biri dengeli
durumlarını korumalarıdır. Açık sistemlerde entropi negatif entropiye
dönüştürülebilir. Bunun için açık sistemin çevreden aldığı enerji, bilgi,
materyal ile çevreye uyumlu hale gelmesi mümkündür. İşte bu durum sistem
teorisinde dengeli durum olarak adlandırılır.
Açık sistemler çevre faktörleri ile dengeli ilişkiler
sürdürmeye çalışırlar, eğer bu faktörlerde bir değişme söz konusu olursa, açık
sistem yeni bir düzeyde çevresi ile denge kurar. Buna dinamik denge denir.
Diğer bir ifade ile değişen çevreye uyum gösterebilme kapasitesidir.
2.3.1.1.7. İnput-Output ve Geri Besleme (feedback)
Açık sistemlerde sürekli bir input, output ve geri besleme
akışı vardır. Kapalı sistemlerde inputlar bir defaya mahsus olmak üzere
belirlenir. İnput, sistemin belirli bir düzeyde faaliyet gösterebilmesi için
çevresinden aldığı her şeydir. İnputlar belirli bir teknolojik düzeyde output
haline çevrilir ve tekrar sistemin dışındaki çevre faktörlerine verilir. Geri
besleme en genel anlamıyla sonuçlar hakkındaki verilerdir. Geri besleme input
output akışının normal ve kesintisiz olmasını sağlamak amacıyla output ve süreç
safhalarından input sahasına doğru olan bir bilgi ve veri akışını ifade eder.
Feedback sistemin dengeli durumunu koruması açısından önemlidir. Feedback sayesinde
sistem faaliyetlerini değerleme ve gerekirse ayarlama imkanı bulur. Geri
besleme pozitif ve negatif olabilir. Negatif geri besleme sistemin daha önceden
saptanan hedeflerden ne kadar uzaklaşıldığını gösteren bilgi akışını ifade
eder. Bu sayede sistemi faaliyetlerini gözden geçirmeye sevk eder, yeni bir
dinamik denge arayışı söz konusudur. Pozitif geri besleme ise sistemin
belirlenen doğrultuda faaliyet gösterdiğini belirtir.
Feedback kontrol sistemi yönetsel bir buluş değildir. Bu
sistem en yaygın olarak doğal olaylar arasında görülebilir. Canlı varlıkların
yaşamlarını devam ettirebilmek için feedback sistemine güvenirler. İnsan
vücudunun iç ısısının 36 derece tutulabilmesi çok karmaşık ve otomatikleşmiş
bir feedback kontrol sisteminin eseridir.
Bütün feedback sistemleri biyolojik veya organizasyonel
aynı temel prensipler içerir ve aynı prensip üzerinde hareket eder.
Bütün feedback sistemlerinin;
-
Hedefleri vardır,
-
Dış kaynak kullanırlar,
-
Dış kaynakları iç kaynaklara dönüştürürler,
-
Hedeflerden önemli sapmaları izlerler,
-
Hedeflere ulaşmak için bu sapmaları düzeltirler.
Mekanik sistemlerde feedback sistemi, sistemin kapalı
sistem olması nedeniyle açık sistemlere nazaran etkileşim oldukça azdır.
Organizasyonel sistemlerde feedback çok önemlidir. Organizasyonel sistemler
dışa açıktır. Bu yüzden birçok değişken organizasyona tesir edebilir. İç ve dış
faktörlerin her ikisi de organizasyonu amaca ulaşmak için izlenen yoldan
sapmalara götürebilir. Yönetimi iç ve dış çevrelerden gelen saptırıcı
kuvvetlerin müdahalesine rağmen üretimi evvelden belirlenmiş seviyelerde tutan
etkili bir feedback sistemi şeklinde organizasyonu devam ettiren bir varlık
olarak görebiliriz. İyi bir yönetim sadece mevcut durumu korumanın ve
problemlerle uğraşmanın daha ötesine geçer. Eğer organizasyon zaman içindeki
değişikliklere ve yeni durumlara uyum sağlamazsa uzun vadede etkinliğini
kaybedecektir.
2.3.1.2. Sistem Çeşitleri
Sistemler çeşitli şekillerde sınıflandırılabilir. Bu
sınıflandırmalardan birkaçı aşağıda ele alınmaktadır.
-
Açık-kapalı durumuna göre, açık sistemler, yarı
açık sistemler, kapalı sistemler. Bu sistemler hakkında gerekli açıklamalar
yapıldığı için burada açıklama yapılmayacaktır.
-
Zamana bağlılık derecesine göre[11];
zamana fazlaca bağlı sistemler, zamana kısmen bağlı sistemler, zamandan
bağımsız sistemler olarak sınıflandırılır. İncelenen sistemler zamana bağlı
olarak değişme özelliği gösteriyorlarsa bu sistemler zamana bağlı sistemler
olarak adlandırılır. Örneğin, pazarlama sistemleri.
-
Eleman sayısına göre; az elemanlı sistemler,
orta sayıda elemanlı sistemler, çok elemanlı sistemler.
-
Yapılarına göre sistemler;
Mekanik
sistemler; saat, otomobil v.b. Bu sistemler kapalı sistemlerdir. Çevre
ilişkileri yok denecek kadar azdır. Entropi ile yok olurlar.
Biyolojik
sistemler; Açık sistemlerdir. Çevre ile ilişkileri vardır. Tüm canlı sistemler
açık sistemdir. Belirli bir süre sonra entropi ile faaliyetleri durur. İnsan,
hayvan, bitki biyolojik sistemlerin en belirgin örnekleridir.
Sosyal
Sistemler; Açık sistemlerdir. Faaliyetleri sonsuza kadar sürebilir. İşletmeler,
dernekler, sendikalar, partiler v.b.
-
Deterministtik ve Probabilistik Sistemler,
"Şayet bir
sistem verilen talimatlar doğrultusunda faaliyetlerini sürdürüyorsa, outputlar
önceden tahmin edilebiliyorsa ve outputta bir değişme beklenmiyorsa bu
sistemler deterministtik sistem olarak adlandırılır"[12].
Deterministtik sistemlerde parametre ve değişkenler bellidir.
Probabilistik
Sistemler;
"Bu
sistemlerde girdi değerleri olasılık dağılımları ile temsil edilmektedir"[13].
Probabilistik sistemlerin outputu değişir özellik gösterir. Şans olayına bağlı
olarak outputun alacağı değer değişir.
2.3.1.3. Sistem Olarak İşletmeler
Modern yönetim teorisi işletmeleri sistem yaklaşımı içinde
ele alır ve inceler. İşletme faaliyetlerinin sistem yaklaşımı ile ele alınması
işletme faaliyetlerinin daha iyi analiz edilmesini ve anlaşılmasını mümkün
kılar. Ayrıca işletmenin amaçları ve işletmenin çevresinin daha iyi tanınmasına
imkan verir. İşletmeler sosyal sistem içersinde yer alırlar. Sosyal sistemler
açık sistemlerdir. Açık sistemler çevresi ile sürekli ilişki içersindedir.
İşletmeler amaçlarını gerçekleştirmek için çevreden aldıkları değişik girdileri
belli bir dönüştürme sürecinden geçirerek çevreye çıktı olarak verirler. Sistem
tanımında görüleceği üzere sistemi oluşturan amaç, girdi, çıktı, çevre, geri
bildirim, dönüşüm olarak tanımlanan elemanların işletmelerde de bu özelliklerin
olduğu görülecektir. "Her sosyal sistem gibi işletmelerde altı ortak
özelliğe sahiptir"[14]
Her işletmenin amacı, girdileri uyguladığı metot ve
yöntemleri, çıktıları, bilgi akış sistemleri ve faaliyet gösterdiği ortamı
(çevre) vardır. Şekil 7’de açık sistem olarak işletme gösterilmiştir.
 |
Şekil 7 Bir sistem olarak işletme
2.3.1.3.1. Amaç
Bütün sistemlerde olduğu gibi işletmelerinde amaçları
vardır. İşletmeler sosyal sistem olmaları nedeniyle gerçekleştirmek istedikleri
belirli amaçları vardır. İşletmelerin başarısı amaçlarını gerçekleştirmeleri
ile doğru orantılıdır. İşletmeyi sistem olarak meydana getiren alt sistemlerin
amaçlarının benimsenmesice başarılmasına katılmaları amaçlarına erişilebilir,
motive edici, kabul edilebilir, birbirleriyle tutarlı, ölçülebilir olmasına
bağlıdır.
İşletmelerin başarıları ekonomik ve ekonomik olmayan
amaçlar diye iki başlık altında incelenir. Ekonomik amaçların
gerçekleştirilmesiyle birlikte ekonomik olmayan amaçlar önem kazanır. Günümüz
işletmeleri ekonomik olmayan amaçlara da gerekli önemi vererek ekonomik
amaçların başarılmasını gerçekleştirebilirler.
2.3.1.3.2. Girdiler
Açık sistemler çevreden bilgi, enerji, materyal alırlar.
İşletmelerde açık sistem olmaları nedeniyle çevreden değişik girdiler alırlar.
"Bu girdiler üç grup altında toplanabilir"[15].
-
Dönüşüm sürecinden geçen girdiler: Hammadde,
yarı mamul, mamul, yardımcı malzeme gibi.
-
Dönüşüm sürecini oluşturan girdiler: Üretim
faktörleri, bilgi gibi.
-
Sistem tarafından kontrol edilemeyen bilgiler:
Tüketici davranışı, yasalar, pazar koşulları, doğal koşullar gibi.
2.3.1.3.3. Üretim Süreci
İşletmelerin çıktısı olarak adlandırılan mal ve hizmetleri
ortaya koymak üretim işlevinin görevidir. İşletmelerin hemen hemen tamamı üç
temel fonksiyonu yerine getirir. Tedarik eder, tedarik ettiklerini çıktıya
dönüştüren sürecini uygular ve elde edilen çıktıları pazara sürer. Şekil üretim
sürecindeki akışı göstermektedir.
 |
Şekil 8 Üretim sürecinde akış
İşletmeler tarafından çevreden alınan dönüşüm sürecinden
geçirerek çıktıya dönüştürülür. Çevreden alınan dönüşüm sürecinden tamamen
geçerek çıktıya dönüşebileceği gibi bazılarının da sistemde çıktıya
dönüştürülmesi söz konusu olmayabilir. Örneğin, çevreden sağlanan bilgiler
analiz edilerek değerlendirilir. Bu bilgiler doğrultusunda işletme politikaları
ve kararları oluşturulur. İşletmeler dönüşüm sürecinin yapısını belirlerken şu
faktörleri dikkate alırlar. Kullanılabilir kapasite, kullanılabilir yetenek,
dönüşüm sürecinin ve faaliyetin tipi, araç ve düzen, güvenlik, bakım
gereksinimleri, maliyetler.
2.3.1.3.4. Çıktılar
İşletmeler çevreden aldıklarını dönüşüm süreçlerinden
geçirerek çıktılar elde ederler. Bu çıktılar mal ve hizmet olarak tanımlanır.
Çıktılar işletme tarafından kullanılacağı gibi, diğer işletmeler ve tüketiciler
tarafından tüketilir.
Dönüşüm sürecine giren bütün girdilerin istenilen şekilde
çıkması söz konusu bazı sistemlerde mümkün olmayabilir."Çıktılar arzulanan
çıktılar ve arzulanmayan çıktılar olarak ikiye ayrılabilir"[16].
Arzulanan çıktılar mal,hizmet ve bilgilerdir. Arzulanmayan çıktılar ise atıklar
olarak adlandırılır. Atıklarda katı, sıvı ve gaz diye üç şekilde gruplanabilir.
Bu atıklar ekolojik çevre ve insanlar için tehlikeli olabilir. Günümüzde
işletmeler sistemleri içersinde atıkları minimuma indirme çalışmaları
yapmaktadır. Bilinçli tüketiciler kendileri ve ekolojik çevreye zarar vermeyen
çıktıları üreten işletmeleri tercih etmektedirler.
2.3.1.3.5. Feedback (Geri Bildirim)
Bütün açık sistemler gibi işletmelerde belirlenen amaçlara
ulaşılıp ulaşılmadığını elde ettikleri çıktıları planlanan girdiler ile
karşılaştırarak değerlendirirler. Diğer bir ifade ile faaliyetlerinin
tasarlanan ile gerçekleşen durumu karşılaştırarak kendilerini kontrol ederler.
Kontrol prosesinde bu karşılaştırma sonucu elde edilen sonuçlarla ilgili olarak
süreç girdilerini gözden geçirirler.
İşletmeler geri besleme yardımıyla sistem faaliyetlerini
değerleme ve gerekirse düzeltme olanağını sağlar. Geri besleme girdi-süreç ve
çıktı olarak adlandırılan akışın istenilen şekilde olmasını sağlamak amacıyla
çıktı- süreç- girdi yönünde doğru olan bilgi ve veri akışıdır. Bu durum şekilde
görülmektedir.
 |
Şekil 9 Feedback sisteminin işleyişi
Geri bildirim bilgi akışı ile mümkündür. Bu bilgilerin
doğru uygun zamanda, kapsamlı, eksiksiz olması işletme yöneticilerinin karar
almalarında, politika belirlemelerinde büyük faydalar sağlar.
2.3.1.3.6. Çevre
Bütün sistemler belirli bir çevrede faaliyet gösterirler.
En genel anlamıyla çevre sistemin sınırları dışında kalan ve sistemin parçası
olmayan her şeydir. İşletmenin iç çevresi, yakın/endüstri çevresi, ulusal ve
uluslar arası olmak üzere dört çevresi olduğunu söylemek mümkündür. İşletmenin
başarısı çevreleriyle uyumuna bağlıdır. İç çevre işletme tarafından kontrol
edilebilir olmasına rağmen, yakın, ulusal ve uluslar arası çevresi kontrol
edilemez. Ancak izlenir ve değerlendirilir. Sistem yaklaşımı açısından
işletmeler ele alındığında işletmeler ekonomik sistemin alt sistemleri olarak
kabul edilebilir.
2.3.1.4. Neden Sistem Yaklaşımı
Sistem yaklaşımı sayesinde karmaşık bir bütün olan
işletmeyi ve onu meydana getiren alt sistemlerin incelenmesi, aralarındaki
ilişkilerin tespit edilmesi ve elde edilen bilgiler doğrultusunda işletmeye
gerekli yönün verilmesini mümkün hale getirir. Genel olarak sistem yaklaşımı;
analitik, sistematik ve objektif olmayı sağlar.
İşletmeler sistem yaklaşımı açısından analiz edildiğinde
üç önemli husus söz konusu olur. Sistem yaklaşımı sayesinde işletmeyi bir bütün
olarak görmek mümkün olur. Sistem yaklaşımından önce işletmeler çeşitli
departmanların bir toplamı olarak görülmekte idi. Sistem yaklaşımı ile bütünü
meydana getiren alt sistemler ve bu alt sistemler arası ilişkiler ve alt
sistemin bütüne etkilerini görmek mümkün hale gelmiştir. İşletmelerin açık
sistem olması nedeniyle çevre ve etkileri sistem yaklaşımı ile gündeme
gelmiştir. "Sistemin bir bütün olarak ele alındığı,alt sistemlerin sinerji
yaratacak bir şekilde oluşturulduğu hususudur"[17].
Sinerji etimolojik anlamı itibarıyla Webster International
Dictionary'e göre işbirliği, birlikte çalışma ve birbirine destek sağlama
demektir. Yönetim açısından ise sinerji; "İşletmelerin ürün veya pazarda
izleyeceği uzun dönemli planlarının bir elemanı olarak yeni bir aktivitenin
başarısı üzerinde mevcut kaynakların etkisini ifade eder"[18].
Sinerji matematiksel ve basit olarak "2+2=5" eşitliğini ortaya koyan
güç olarak ifade edilebilir. Bu matematik ifadenin işletmecilikte anlamı ise
açık sistem ve alt sistemlerden oluşan işletmenin bir bütün olarak başarısında
her bir alt sistemin ayrı ayrı katkıları vardır ve katkıları farklıdır.
"Her ürün veya pazarın işletmenin toplam verimliliğine katkısının, ayrı
ayrı katkılarının toplamından fazla olduğudur"[19].
Sistem yaklaşımı ile ilgili diğer bir husus ise,
işletmelerin açık sistem olmaları nedeniyle çevresel faktörlerin incelenmesi
gündeme gelir. İşletmeler çevrelerinden bilgi, enerji ve materyal alırlar ve
bunları çıktıya dönüştürerek çevreye verirler. İşletme açısından çevre çok
önemlidir. "İşletme ve çevresi arasındaki ilişkilerin özelliği açısından
üç yaklaşım vardır"[20].
-
Çevreyi etkileme
-
Çevreye uyum
-
Karşılıklı etkileşim
Bu yaklaşımlar şekil 10’da olduğu gibi gösterilebilir.
-
Etkileme Modeli: Bu modelde işletmenin amaçları
ve başarısı her şeyin üzerindedir. İşletme ile çevresi arasında bir etkileşim
olmadığı varsayılır. Bu durumda işletme kapalı bir sistem kabul edilmiş ve
aldığı karar ve politikalarıyla çevresini etkileyebileceği kabul edilmiştir.
-
Çevreye Uyum Yaklaşımı: 1960 yılından sonra
işletme ve yönetim bilimlerinde çevrenin önemi anlaşılmış ve işletmelerin uzun
dönemde başarısını ve sürekliliğini sağlayabilmeleri dış çevrenin işletmelerden
beklediklerine cevap vermeleri ve dinamik kabul edilen çevreye uyum uyumları
ile mümkün olacağı anlaşılmıştır.
Şekil 10 İşletme ile Çevresi
Arasındaki İlişki Yaklaşım Modelleri
-
Karşılıklı Etkileşim: Yalnız işletmenin çevreyi
veya yalnız çevrenin işletmeyi etkilemesi söz konusu çağdaş anlayış ile
bağdaştırılamaz. İşletmeler ile çevre arasındaki ilişkiler tek yönlü olamaz. Bu
sistem yaklaşımında uygun olamaz. İşletme dış çevrenin bir alt sistemidir. Ve
çevrede oluşan değişimler işletmeyi etkiler. İşletmelerde buna uymak
zorundadırlar. Bu durumda işletme ile çevre arasında karşılıklı bağımlılık ve
etkileşim kaçınılmazdır. Açık sistem olarak işletmeler çevreden girdi adı
altında bilgi, enerji ve materyal alır ve bunları çevrenin istekleri
doğrultusunda çıktıya dönüştürerek çevreye verirler. Robert Albanese’nin bu üç
yaklaşımında iç çevre dikkate alınmamıştır. H.Michael Mescon ve arkadaşları ise
işletmenin iç çevresini de dikkate alarak, işletme çevresi arasındaki ilişkiyi
tablo 2’de görüldüğü gibi açıklamışlardır.
Tablo 2 İşletme ve Çevre ilişkisi
 |
Kaynak:
M. Mescon, ve Diğ., Management, Harper and Row Pub. Co. N. Y. 1985, s.100.
Tabloda belirlenen durumların açıklanmasında yarar vardır.
1.Durum:
İşletme dahilindeki değişkenlerin içsel uyumunu ifade eder. Bu uyum, işletmeyi
oluşturan maddi, maddi olmayan ve beşeri kaynakların gerek kendi aralarında
gerekse birbirleriyle ilgili olarak uyumlu iseler statik uyum diye ifade
edilir. İşletmede yürütülen faaliyetler ile bu faaliyetleri yapan organlar
arasındaki uyumada dinamik uyum denir. Birinci duruma göre işletme içersindeki
statik ve dinamik uyum sağlanmış ve aralarında denge oluşmuştur.
2.Durum:
İşletmenin çeşitli faaliyetlerde bulunarak çevreyi etkilediği durumdur.
3.Durum:
İşletmenin açık bir sistem olarak çevreye uyumunu gösterir. Çevrenin işletme
üzerindeki etkisi işletmenin mamul ve hizmetleri sunmasından sonra veya önce
çevreden işletmeye gelen olumlu ve olumsuz tepkiler ve çevreden işletmeye bilgi
akışının varlığını ve işletmenin bunları çevreye göre uyarladığı durumdur.
4.Durum:
Buradaki ilişki çevrenin ekonomik, politik, sosyo-kültürel ve teknolojik
faktörler arasında denge kurulması ve bu faktörlerin işletme üzerindeki
etkilerinin azaltılmasıdır.
2.3.2. Durumsallık Yaklaşımı
2.3.2.1. Genel Açıklamalar
Modern yönetim teorisi içersinde yer alan diğer bir
yaklaşım da durumsallık yaklaşımıdır. Durumsallık yaklaşımı 1970’li yıllarda,
işletme konularıyla ilgilenen bilimcilerin çalışmalarını kapsamaktadır. Klasik
ve neoklasik yönetim ve organizasyon teorilerinin yetersiz kalmaları üzerine
1950’li yılların sonları ile 1960’lı yılların başından itibaren yönetimle
ilgili konulara tamamen değişik bir açıdan bakılmaya başlanmıştır. Bu açıdan
bakıldığında her yer ve her zamanda geçerli en iyi bir tek organizasyon yapısı
olmadığı yönetimle ilgili her şeyin koşullara bağlı olduğu düşüncesi esas
alınmıştır. “Bu düşüncenin sonucu olarak ta organizasyon yapısı ve
organizasyonel davranış yanında çevre koşulları,teknoloji ve büyüklük arasındaki
ilişkiler yoğun bir şekilde araştırılmaya başlanmıştır”[21].
Klasik yönetim yaklaşımı en iyi örgütsel yapı etkinlik ve
genel ilkeler üzerinde durmuş Taylor’un bilimsel yönetim yaklaşımına,
H.Fayol’un yönetim süreci yaklaşımına ve M.Weber’in Bürokrasi Yaklaşımına bağlı
olarak her yerde geçerli yönetim ve organizasyon ilkelerinin uygulanması ile en
iyi organizasyon yapısının kurulabileceğini ve yönelebileceğini öne sürmüştür”[22].
Durumsallık yaklaşımı klasik yönetim teorisindeki
yönetimin evrenselliğini kabul etmekte fakat her zaman bütün faaliyetleri
yönetmek için en iyi tek bir yol olmadığını belirtmektedir.
Durumsallık yaklaşımı klasik, neoklasik ve sistem
yaklaşımlarının yerini alan yeni bir yaklaşım değil ancak onlarla birlikte ele
alınan ve o yaklaşımların hangi durumlarında daha faydalı etkin
olabileceklerini araştıran bir yaklaşımdır. “Klasik yaklaşım organizasyon
yapısının belirlenmesinde belirli ilkelerin uygulanmasına önem verirken,
durumsallık yaklaşımı organizasyon yapısını çeşitli içsel ve dışsal koşullar
arasındaki ilişkilere göre şekil alan bir yapı olarak görmektedir”[23].
Durumsallık yaklaşımına göre etkin bir yönetim,
organizasyonun gücüne, teknolojinin tipine ve çevre koşullarına bağlıdır.
2.3.2.2. Durumsallık Yaklaşımının Özellikleri
“Durumsallık yaklaşımına göre organizasyon yapısı bağımlı
bir değişkendir”[24].
Organizasyon yapısının nasıl olması gerektiği, bağımsız değişken durumundaki
içsel ve dışsal koşulların durumuna göre belirlenecektir. Bu koşullar;
-
Organizasyonun amaçları,
-
Organizasyonun çevre koşulları,
-
Kullandığı teknolojinin özellikleri,
-
Kullandığı personelin özellikleri
Durumsallık yaklaşımına göre değişik durumlar ve koşullar
altında yönetimin başarılı olabilmesi değişik kavram, teknik ve davranışları
gerektirir. Bu nedenle her yerde ve her koşullarda geçerli tek bir en iyi
organizasyon yapısı yoktur.
Durumsallık yaklaşımının diğer bir özelliği de sistem
yaklaşımını benimsemesidir, sistem yaklaşımı durumsallık yaklaşımının temelini
oluşturmaktadır. Ancak genel sistemler teorisini iyi kavrayamayanlar sistem
yaklaşımının kendine özgü soyut kavramlara dayandığını ve 1970’li yıllarda
karşılaşılan güçlüklerde yetersiz kaldığını durumsallık yaklaşımının ortaya
çıkmasına neden olduğunu öne sürmüştür. Durumsallık yaklaşımı; ”Organizasyonu bir
sistem olarak ele alır, alt sistemlerin birbirleriyle ve bu alt sistemlerin
belirli bir çevreyle ilişkileri incelenir”[25].
Durumsallık yaklaşımına göre organizasyon yapısı dış çevre
faktörleri ile iç faktörlerden etkilenmektedir. Bir organizasyonun dış (çevre)
faktörleri müşteriler, devlet müdahalesi, rekabet, pazar koşulları vb., iç
faktörler ise yapılacak iş, personelin özellikleri, kullandığı teknolojinin
özellikleri ve organizasyonun amaçları vb. den etkilenir.
Bu durumu şekil 11’deki gibi gösterebiliriz[26].
 |
Şekil 11 Organizasyon ve Çevre Etkileşimi
Durumsallık yaklaşımı büyük ölçüde araştırma sonuçlarına
dayanmaktadır. Bu araştırmalar, “Organizasyon ve teknoloji” ile
“Organizasyon-çevre”alanlarında yapılmıştır. “Bu araştırmaların üzerinden epey
zaman geçmiş olmasına rağmen kanımızca, yönetim alanında araştırma, kavram
geliştirme ve ölçme konularında yönetim düşüncesinin gelişmesine yapmış
oldukları katkılar nedeniyle, önemlerini korumaktadırlar”[27].
Durumsallık yaklaşımına göre teknoloji ve çevre
organizasyonu etkiler. Bu nedenle her işletmenin kendi yapısına, içinde
bulunduğu duruma ve çevre koşullarına en uygun modeli uygulaması gerekir.“
İşletmenin şartları değiştikçe böylece duruma en elverişli uygulamaya
geçilecektir”[28]. Bu
nedenden dolayı durumsallık yaklaşımı yönetim ve örgüt anlayışına dinamizm
getirecek çağdaş bir yaklaşımdır.
2.3.2.3. Organizasyon ve Çevre
Toplumların gelişmişlik düzeylerini belirleyen unsurlardan
birisi de kullanmış oldukları teknolojidir. Teknolojik gelişmenin toplum yaşamı
üzerindeki etkilerinin önemi bilinmektedir. Teknolojik gelişmeler toplumda
değer yargılarının değişmesinden yaşam düzeyi, tutum ve davranışlara kadar her
konuda değişikliğe sebep olmaktadır. Teknoloji beraberinde değişimi getirir.
“Değişim gerek toplumlar gerek kişiler için önemli bir sosyal ve psikolojik
olay olmaktadır”[29].
Toplumu önemli derecede etkileyen teknolojinin toplumun
bir ekonomik birimi olan işletmeleri de etkilemesi kaçınılmazdır. Teknoloji
işletmelerde her şeyi etkileyecektir. İşletmeler bu nedenle yenilikleri ve
değişen teknolojiyi yakından izlemek zorundadırlar.
Teknoloji genel olarak işletmede;
-
Kişileri,
-
Grupları,
-
Örgütsel ilişkileri,
-
Yönetim tekniklerini etkileyecektir.
“Teknoloji genel
olarak inputları outputlara çevirmeye yarayan araçlar topluluğudur”[30].
Tanım üretim faktörlerinin bir çıktıya dönüştürülmesi için yararlanılan
bilgiler topluluğu olduğunu vurgulamakta ve üretim sürecinde kullanılan yol ve
yöntemler meydana getirme gayreti olduğunu göstermektedir. İnputları outputlara
çevirmekte kullanılan araçlar ve fikirsel araçlardan oluşur.
Fiziksel Araçlar Fikirsel
Araçlar
Makine Modeller
Teçhizat Programlar
Donanım Kavramlar
Fiziksel araçlar somut fikirsel araçlar soyut özellik
gösterir. İşletmeler fiziksel ve fikirsel araçları birlikte kullanabildikleri
gibi, bir üretim işletmesi, yalnızca fikirsel araçları da kullanabilir. Bir
danışmanlık işletmesi sadece fikirsel araçları kullanmaktadır.
İşletmelerin kullandıkları teknolojinin organizasyon
yapılarını ve yönetimlerini nasıl etkilediği konusu bilim adamları tarafından
araştırılmıştır. Bu araştırmaların amacı belirli teknoloji türleri için ne tür
organizasyon yapı ve süreçlerinin daha uygun olacağını ortaya koymaktır.
2.3.2.4. Organizasyon ve
Teknoloji Konusunda Yapılan Araştırmalar
Teknolojinin örgüt yapısı ve yönetim üzerindeki etkilerini
inceleyen çok sayıda araştırma yapılmıştır. Bunlardan bazılarını inceleyelim.
2.3.2.4.1. Woodward Araştırması
Joan Woodward 1916-1971 yılları arasında yaşamıştır.
Londra Üniversitesinde endüstriyel sosyoloji profesörüdür. Organizasyon ve
Teknoloji ilişkilerini 1953 – 1957 yılları arasında İngiltere’de South Essex’de
üretim yapan organizasyonları inceleyerek ortaya koymaya çalışmıştır.
Araştırmalarına başlarken amacı, “klasik yaklaşımın öne sürdüğü her yer ve her
koşulda geçerli en iyi organizasyon yapısı ve yönetim sistemi bulunduğu tezini
test etmekti”[31].
Araştırma sonuçlarının bu tezi desteklememesi üzerine Woodward dikkatini
işletmelerin kullandıkları teknolojilerin örgüt yapısı ve yönetim üzerine
etkilerine çevirmiştir. Bu amaçla Essex bölgesindeki 100 imalat işletmesinden
aşağıdaki konularla ilgili veriler toplanmıştır. “Bu imalat işletmelerinin
ortak özellikleri vardır[32].
Bu özellikler şunlardır.
-
Binalar tamamen modern
-
Örgüt yapıları gelişmiş
-
İşletme sahipliği ve yönetimi fonksiyonları
birbirinden ayrılmıştır.
Toplanan veriler şu konuları kapsamaktadır.
-
İşletmenin geçmişi, amaçları
-
Uyguladıkları üretim süreç ve yöntemleri
-
İşletmenin organizasyonu ve yönetiminde
kullanılan çeşitli formlar ve rutin süreçler
-
İşletmenin ticari başarısının
değerlendirilmesine yardımcı olacak çeşitli rakamlar
Woodward ekibine göre teknoloji “imalat metot ve
süreçleri” olarak tanımlanmıştır[33].
Bu tanımdan yola çıkılarak bazı işletmelerin basit ve fazla karmaşık olmayan
yöntem ve süreçlerle girdileri çıktılara dönüştürebilecekleri ikinci gruptaki
işletmelerin son derece karmaşık sürçlerle girdileri çıktılara
dönüştürdüklerini tespit etmişlerdir. Woodward araştırmaları örgütün bütünü ile
ilgilidir. ”Bu araştırmada organizasyonu bir bütün olarak karakterize eden
teknoloji ile organizasyon yapısı arasındaki ilişkiler üzerinde kurulmuştur”[34].
Dolayıyla bu yaklaşım model teknoloji olarak adlandırılmıştır.
Araştırma konusu olan işletmeler kullandıkları üretim
metot ve süreçlerini
-
Üretim metodunun işletme içindeki tarihsel
gelişimine,
-
Üretim metot ve süreçleriyle teçhizat ve donanım
arasındaki ilişkilere,
-
Süreçlerde yapılan faaliyetlerin tekrarlanan
cinsten olup olmadığına göre, gruplanmıştır.
Bu gruplama sonucu üç ayrı teknolojik düzey olduğunu
belirlemişlerdir.
-
Birim veya küçük partiler üretimi,
-
Yığın üretimi veya büyük partiler üretimi,
-
Süreç üretimi,
Bu üç üretim tipinin örgüt yapıları ve teknolojik süreçler
arasında ilginç ilişkiler tespit edilmiştir.
Birim veya küçük partilerin üretim sisteminde,
-
Ürünler küçük birimler içinde müşteri
özelliklerine göre imal edilmekte,
-
Faaliyetler genellikle arka arkaya sıralanan
cinsten değildir,
-
Siparişe göre değişik donanım kullanılmakta
-
Standartlaştırma hemen hemen yoktur.
Yığın Üretimi Yapan Teknolojiler
-
Ürünler büyük partiler halinde üretilir,
-
Ürün büyük ölçüde standarttır,
-
Faaliyetler rutin olup,zaman zaman tekrarlanan
cinstendir,
-
Süreç içindeki faaliyetler ve kullanılan donanım
arasındaki ilişkiler aşağı yukarı belirli ve tekrar eden cinstendir.
Süreç Üretiminde
-
İleri teknoloji kullanılmakta
-
Ürün tamamen standarttır,
-
Kullanılan teknoloji yığın üretimine göre
gelişmiştir,
-
Faaliyetler tekrarlanan cinstendir,
-
Üretim akışı bellidir,
-
Kullanılan donanım bellidir.
Bu sınıflandırma sonucu her teknoloji türü için değişik
bir organizasyon yapısının olduğu ortaya çıkmıştır.
-
Birim teknoloji kullanan organizasyonlarda ;
-
Küçük ve samimi grupların olduğu,
-
Katılmanın yüksek olduğu,
-
İş ilişkilerinde katılığın olmadığı,
-
İzin verici bir ortamın bulunduğu,
-
Sözlü haberleşmenin daha çok kullanıldığı
saptanmıştır.
Yığın üretiminde ise ;
-
Görevlerin açık ve seçik olarak belirlendiği,
-
Komuta-kurmay çatışmasının bulunduğu,
-
Endüstriyel ilişkilerin iyi olmadığı,
-
Yazılı haberleşmenin kullanıldığı tespit
edilmiştir.
“Süreç teknolojisinde ise durumun birim teknolojisine
benzediği
belirlenmiştir”[35].
Süreç teknolojisi kullanan işletmelerde otomasyon
nedeniyle daha az personel gereklidir. Ayrıca bu teknolojiyi kullanan
işletmelerde personel teknik açıdan bilgili ve gerekli beceriye sahip
olduğundan çok yakından kontrole gerek kalmamaktadır.
Üç teknolojiyle ilgili özellikler incelendiğinde birim ve
süreç teknolojisini kullanan işletmelerde organizasyon yapısının organik veya
sistem 4 ‘e benzediği, yığın üretimde ise bunun mekanik veya klasik-hiyerarşik
bir görünüm arz ettiği ifade edilebilir.
“ Woodward’ın ortaya koyduğu bu bulgu ve yorumu aşağıdaki
gibi göstermek mümkündür”[36].
Teknoloji
Türü Organizasyon Yapısı Olası Sonuç
Birim Mekanik Başarısız
Organik Başarılı
Yığın Mekanik Başarılı
Organik Başarısız
Süreç Mekanik Başarısız
Organik Başarılı
Birim teknoloji kullanan ve başarılı olan
organizasyonların organik yapıya sahip oldukları,kitle üretiminde ise durumun
tamamen ters olduğu süreç teknoloji kullanan ve başarılı olan organizasyonların
organik bir organizasyon yapısına sahip oldukları belirlenmiştir. Diğer bir
ifade ile birim ve süreç teknolojisine sahip olan işletmelerin organik
organizasyon yapısı ve sistem 4 türü bir yönetim sergiledikleri, yığın üretimi
uygulayan da ise; mekanik organizasyon yapısı ve klasik–hiyerarşik bir yönetim
tarzının uygulanması başarılı olacaktır.
Bu durum söyle açıklanabilir: Birim üretiminde
işletmelerde, personel arası ilişkiler ve haberleşmenin organik yapı tarzına
uygun olmak zorundadır. Birim üretiminde faaliyetler tekrarlanmamakta ürünler
müşteri talepleri ve özelliklerine göre üretilmektedir. İyi haberleşme ve iyi
ilişkiler olmadan bunun gerçekleştirilmesi söz konusu olamaz. Birim üretimine “
benzer şekilde olan süreç üretimi yapan işletmelerde de kullanılan teçhizat ve
donanımın çapraşıklığı ve otomasyon mevcudiyeti daha az personeli
gerektirmektedir”[37].
Süreç üretiminin bu özelliği işletme personelinin teknik
açıdan bilgili ve becerili olmasını zorunlu kılar.
Bilgili ve beceriye sahip personel için yakın bir kontrol
söz konusu değildir. Yığın üretiminin en büyük özelliği üretimin büyük partiler
halinde yapılmasıdır. Bu da beraberinde standardı, düzenli bir iş akışı ve iyi
bir planlamayı getirir. Kitle üretiminde başarılı olabilmek için çalışanların
görevleri kişiler arası ilişkiler ve iş akışı açık seçik olarak daha önceden
belirlenmelidir. Bu da formal bir organizasyon yapısını gerektirir.
Woodward Araştırmasına göre; işletmenin başarısı için
kullanılan teknoloji ve örgüt yapısı arasındaki uyum önem kazanmaktadır. Ayrıca
bu araştırma organizasyonların dizaynı ve dinamiğinde belirli ilkeleri takip
ederek her yerde geçerli en iyi organizasyon yapısını bulmanın olanaksız
olduğunu göstermiştir.
“Her sanayi dalında
ve işletmede geçerli en iyi bir tek organizasyon yapısı ve yönetim sistemi
yoktur”[38].
2.3.2.4.2. Aston Grubu Araştırması
İngiltere’de Derek Pugh başkanlığında Boston Grubu olarak
adlandırılan bir grup bilim adamı tarafından yapılan bu araştırmalarda
organizasyon yapıları ile ilgili üç değişken üzerinde durulmuştur. Bunlar;
a)
Faaliyetlerin yapılandırılması: Personel davranışı,
yapılacak işlerin önceden belirlenmesi, ihtisaslaşma, standartların
geliştirilmesi, iş bölümü, yönetim kademeleri gibi unsurlardan oluşmaktadır.
b)
Otorite yoğunluğu: Karar verme yetkisinin nasıl ve
hangi kademede olduğu,
c)
İş akışının kontrolü: Kontrolün emir ve komuta
personeli tarafından mı yoksa çeşitli kişisel olmayan yöntem ve usullere mi
bağlı olduğu.
Aston grubu bu üç değişkenin organizasyon yapısı, amaçlar,
kaynaklar, kullandığı teknoloji, çevre ilişkisi, sahiplik durumu gibi faktörler
tarafından etkilendiğini ortaya atmışlardır. “Aston grubu teknolojiyi iş
akışının entegrasyonu olarak tanımlamıştır”[39].
Ayrıca Aston Grubu birim teknolojisini dikkate almıştır.
Aston grubu çalışmalarının sonuçları Woodward
araştırmalarını destekleyen niteliktedir.
“Birimlerin kullandığı teknoloji ne kadar otomasyona
yönelmişse, iş akışının sırası ve yönü ne kadar sabit olarak belirlenmişse
birimlerin o kadar mekanik, ihtisaslaşmış bir organizasyon yapısına sahip
oldukları, standart usul ve yöntemlerin ayrıntılı bir şekilde kullanıldığı
görülmüştür”[40].
Ayrıca organizasyon büyüdükçe uzmanlaşma ve
formalleşmeninde arttığı ortaya konmuştur.
2.3.2.4.3. Tavistock Enstitüsü Çalışmaları
E.L.Trist ve K.W.Bamforth İngiltere’de II.Dünya Savaşından
sonra kömür ocaklarında kömür çıkarmada kullanılan teknolojilerin
değiştirilmesinin organizasyon yapısı ve işleyişi üzerindeki etkilerini
incelemişlerdir.
Kömür ocaklarında rasyonelleştirmeye gidilmeden önce,
ocaklarda 2-4 kişilik gruplar halinde çalışılmakta ve kömür el yardımıyla belli
yerde toplanarak dışarıya çıkarılmaktaydı. Bu, çalışanlar arasında küçük
gruplar oluşmasına, üretim miktarı konusunda kendi kararlarının oluşmasına,
kendi aralarında iş bölümü yapabilmelerine, çeşitli konularda yardımlaşma ve
nezaretin kendi içlerinde yapılmasına olanak sağlamaktaydı. Daha sonra hem
üretimi arttırmak hem de kömür çıkarmayı rasyonelleştirmek amacıyla teknolojik
değişiklikler yapılmıştır. Kömür kazma işi makinelere devredilmiş, yürüyen
bantlar ile kömürler taşınmış ve çalışanların kurmuş olduğu sistem tamamen
değiştirilmiştir.
Bu değişimler işçiler üzerinde olumsuz etkilere neden
olmuş, devamsızlıklar artmış yeni sistemin kurallarına tepkiler başlamıştır. Bu
durumu ortadan kaldırmak için yeni teknolojiye uygun yeni bir sosyal sistem
dolayısıyla yeni bir sosyo-teknik sistem oluşturulmuştur. “Yeni sistem ne
teknolojik bekleyişleri tam olarak gerçekleştirmiş ne de sosyal sistemin
bekleyişlerini tam olarak gerçekleştirmiştir”[41].
Rasyonelleştirilmeden önce kömür ocaklarında kullanılan
teknoloji ile organizasyon yapısı birbiri ile uyumlu halde idi.
Rasyonelleştirme ile bu uyumun bozulduğu görülmüştür.
2.3.2.4.4. James Thompson’ın Temel Teknolojiler Sınıflaması
James Thompson’un teorik olarak bu çalışmasında
organizasyon yapıları ile teknoloji arasındaki ilişkiler incelenmiştir.
Thompson’a göre kullanılan temel teknoloji bir organizasyonun yapısını
belirleyen önemli bir unsurdur. Temel teknoloji,bir organizasyonun girdilerini
çıktılara çevirmek ve çevresine vermek üzere kullandığı süreçtir. “Thompson‘un
teknoloji tanımının ağırlık noktası teknolojinin öngördüğü karşılıklı
bağımlılık ve faaliyetlerin koordinasyonu ile kontrolüdür”[42].
Bir organizasyonun belirlediği hedeflerini
gerçekleştirebilmesi için yapılacak işlerin parçalara ayrılması ve sonunda
bunların koordinasyonu gereklidir. Thompson’a göre bunun yapılabilmesi için
yapılacak işlerin parçalara ayrılması ve sonunda bunların koordinasyonu
gereklidir. Bunun yapılabilmesi için kullanılacak süreçler mekanik nitelik
gösterebileceği gibi (Örneğin,Buzdolabı fabrikasındaki konveyör hattı)
entelektüel bir nitelikte (Örneğin,bir danışmanlık firmasındaki araştırma
yeteneği) gösterebilir.
“Thompson’a göre bir organizasyonun kullandığı temel
teknoloji üç şekilde olabilir[43].
-
Çözümleyici teknoloji: Bu teknolojinin en önemli
özelliği yapılan faaliyetlerin belirli grup veya kişileri birbirine
bağlamasıdır. Örneğin bir bankaya para yatıranlar ile kredi alanları, bir
sigorta şirketi ile risklerini ortadan kaldırmak isteyenleri birbirine bağlayan
organizasyonlardır. Bu teknolojilerde faaliyetler bütünleyici karşılıklı ilişki
şeklindedir. Bu teknolojiyi kullanan organizasyonlarda standartlaştırma önem
kazanır. Standartlaştırma sayesinde organizasyonun çeşitli birimleri arasındaki
faaliyetlerde koordinasyon ve uyum sağlanır. Standartlaşmanın önem kazandığı
organizasyon yapısı mekanik özellik gösterir. Çözümleyici teknoloji uygulayan
organizasyonlarda aynı zamanda gayri şahsi ilkelerin uygulanması gerekir.
-
Bağlı teknolojiler: Bu tür teknolojilerin en
önemli özelliği yapılan faaliyetlerin birbirine bağlı olmasıdır. Diğer bir
ifade ile faaliyetler sıralı olarak yerine getirilir. Örneğin bir organizasyonda
Y faaliyeti ancak X faaliyeti yapıldıktan sonra yapılabilir. “Bu teknolojide
faaliyetler arası ilişkiler sıralı karşılıklı bağlılık şeklindedir. Yığın
üretimi bu tür teknolojinin en güzel örneğidir”[44].
Bağlı teknolojiler uygulayan organizasyonlarda planlama ve standartlaştırma çok
önemlidir.
-
Yoğun teknoloji: Bu tür teknolojilerde bir işi
başarmak için yapılacak olan faaliyetlerin hepsinin karşılıklı olarak birbirine
bağlı olmasıdır. Bu tür teknolojideki faaliyetler arası ilişkiler çok yönlü
karşılıklı bağlılık şeklindedir. Bu tür bağlılık ise iyi bir haberleşmeyi ve
birbirleriyle iyi anlaşmayı ve sürekli ilişkileri zorunlu kılar. Yoğun
teknoloji uygulayan organizasyonlar için en uygun yapı organik organizasyon
yapısıdır.
Thompson bu sınıflaması ile organizasyonun önemli
fonksiyonunun kontrol ve koordinasyonu sağlamak olduğunu ve kullanılan
teknolojinin bu iki fonksiyonu nasıl etkileyebileceğini ortaya koymuştur.
2.3.2.4.5. Charles Perrow’un Araştırması
Perrow bir organizasyonun amaçlarını gerçekleştirmek için
yapılan işleri iki başlık altında toplamıştır. Bunlar rutin işler ve rutin
olmayan işlerdir. Rutin işler tam olarak bilinen teknikler yardımıyla yerine
getirilir. Bu teknikler genellikle aynı tür girdilere uygulandığı metot ve
teknikler konusunda belirsizliğin pek az olduğu durumları ifade etmektedir.
Rutin olmayan işler ise, pek az bilinen teknik ve metodun bilindiği bilinen
teknik ve metotların başarısı tam olarak bilinmeyen, yapılacak pek çok işin
olduğu girdilerin standart olmadığı durumları göstermektedir.
Bir organizasyonda yapılacak işler az ise, işi yapacak
olanlar gerekli bilgi ve tekniğe sahip ise, sonuçlar önceden kestirilebiliyorsa
bu durumda mekanik (bürokratik) yapı daha uygun olacaktır. Şayet sorunlar açık
ve seçik değil ise yapılacak işleri tespit etmek ve anlamak güç ise daha önce
uygulanmış teknik ve metotlar yok ise bu tür organizasyonlarda organik yapı
daha uygun olacaktır.
Durumsallık yaklaşımının önemli bir alanı olan teknoloji
ve organizasyon yapıları arasındaki ilişkiler bu araştırmalardan sonra önem
kazanmıştır. Bu araştırmalara günümüzde de devam edilmektedir.
Durumsallık yaklaşımının teknoloji ile ilgili yönüne
ilişkin yukarıda açıklanan önemli araştırmalarda ortak sonuç organizasyon
yapısının belirlenmesinde ve organizasyonlarda kullanılan çeşitli süreçlerin
etkinliğinde kullanılan teknolojinin önemli bir rol oynadığıdır.
Organizasyon yapısı organizasyonun sahip olduğu teknoloji
ile yakından ilişkilidir. Diğer bir ifade ile her değişik teknoloji bir
organizasyon yapısı gerektirmektedir.
2.3.2.5. Organizasyon Ve Çevre İle İlgili Yapılan Çalışmalar
Durumsallık yaklaşımının üzerinde önemle durduğu diğer bir
konuda organizasyonların faaliyette bulundukları çevredir. Çevrenin
organizasyonları nasıl etkilediğini, çevre koşullarına bağlı olarak
organizasyon yapılarının, karar süreçlerinin, liderlik tarzlarının ve diğer
yönetim ve organizasyon faaliyetleri arasında yer alan konuların nasıl
etkilendiğini ve yönlendirildiğini belirlemek için pek çok çalışmalar
yapılmıştır. Durumsallık yaklaşımına göre organizasyon bir açık sistemdir.
Dolayısıyla çevresinden etkilenmesi kaçınılmazdır. Organizasyonun sınırları
dışında kalan her şey çevre olarak adlandırılır.
Durumsallık yaklaşımı çevreyi değişik boyutlarda
incelemiştir. Bu boyutlar;
-
Dengeli,
-
Değişken,
-
Durgun,
-
Homojen,
-
Basit,
-
Karmaşık,
Çevre boyutlarının hangi konulara göre incelenmesi
gerektiği konusunda ilgili araştırmacılar arasında tam bir görüş birliği
olduğunu söylemek mümkün değildir. Çevresel boyutların organizasyonlardaki yapı
ve süreçleri nasıl etkilediği konusunda bir çok araştırma yapılmıştır.
Bunlardan en önemlilerini aşağıda açıklamaya çalışacağız.
2.3.2.5.1. Burns – Stalker Çalışması
Londra Tavistock Enstitüsü’nden Tom Burns ile
G.M.Stalker’in 1961 yılında İngiltere’de yirmi işletme üzerinde yapmış
oldukları araştırma, organizasyon ve çevre ilişkileri konusunda en çok bilinen
araştırmaların başında gelmektedir. Bu araştırmada yanıtı aranan soru
işletmelerin organizasyon yapı ve yönetim uygulamalarının dış çevre koşullarından
nasıl etkilenmekte olduğudur. Bu amaçla Burns ve Stalker bir suni ipek
işletmesi, bir mühendislik işletmesi, elektronik alanına girmeğe çalışan sekiz
işletme olmak üzere yirmi işletmeyi analize tabi tutmuşlar. “Bu analizde
herhangi bir ölçme yapılmamış,araştırma yöntemi olarakta mülakat tekniği
kullanılmıştır”. Mülakat tepe yönetimi ve alt kademe yöneticileriyle
yapılmıştır. Araştırmacılar tarafından çevre faktörü teknoloji ve pazardaki
değişme hızı kriterine göre incelenmiştir. “Diğer bir ifade ile yeni buluşların
ortaya çıkışı teknolojik yenilikler ve değişik mal talebindeki artış gibi
konuları içermektedir”[46].
Araştırmacılara göre suni ipek işletmesinde çevre belirli
ve durgundur:
-
Rekabeti çok kuvvetli bir sanayi dalıdır
-
Maliyetleri minimumda tutmak rekabet için ön
şart olarak görünmektedir.
-
Maliyetlerin minimum olması için etkin ve
rasyonel çalışma gerekir.
Diğer aşırı ucu oluşturan elektronik işletmesinde çevre
değişkendir.
-
Sürekli yenilik yapmak,
-
Yaratıcı olmak,
-
Daha gelişmiş parçalar kullanmak gerekir.
Bu gözlemler sonucu suni ipek işletmesinin ve elektronik
işletmesinin organizasyon yapıları ve yönetim faaliyetleri farklı özellikler
taşıdığı görülmüştür.
Suni ipek işletmesinde;
-
İş tanımları yazılı, ayrıntılı ve kesin olduğu,
-
İlke ve yöntemlere dayanan bir yönetim tarzının
olduğu,
-
Merkeziyetçi yönetim anlayışı egemendir.
Buna karşılık elektronik işletmesinde,
-
Görev tanımlarından bilinçli olarak kaçınılmış,
-
Emir-komuta zinciri açık bir şekilde
belirlenmemiş,
-
İşler haftadan haftaya veya aydan aya değişmekte
-
Sorunların çözümünde otoriteden hareket yerine
bilgiden hareketi benimseyen bir yönetim tarzı gözlenmiştir[47].
Bu çalışmalar sonunda teknoloji ve pazar ile ilgili
değişimler, organizasyon yapısını ve yönetim süreçlerini etkileyen en önemli
unsur olduğu ortaya konmuştur. “Burns ve Stalker araştırma sonuçlarına göre
işletmelerdeki organizasyon yapılarını mekanik ve organik olarak iki sınıfa
ayırmışlardır”[48].
Mekanik olarak isimlendirdikleri organizasyon yapılarında
çevre durgun, dengeli ve koşullardaki değişim hızı az, organik yapıda ise çevre
sürekli ve hızlı bir değişim içindedir.
Araştırmacılara göre mekanik ve organik örgüt yapılarının
belirgin bazı özellikleri vardır[49].
Mekanik organizasyonun özellikleri:
-
İşler belirli uzmanlık alanlarına bölünmüştür,
-
İşletmenin amaçlarını dikkate almak yerine kendi
departmanının amaçlarını dikkate alarak davranma. Diğer bir ifade ile
organizasyonun amacına kişilerin katkısı departmanlar seviyesindedir.
-
Görevler, yetki ve sorumluluklar katı biçimde
tanımlanmıştır.
-
Otorite ve emir-komuta ilişkileri açık ve seçik
olarak belirlenmiştir.
-
Örgüt içi ilişkiler esas olarak dikeydir.
-
Kontrol alanı dar olup, yakın nezaret vardır.
Organik organizasyonun özellikleri:
-
İşler sürekli olarak değişir ve yeniden
düzenlenir.
-
Ayrıntılı ve dar görev tanımları yerine iş
genişletmesi benimsenmiştir.
-
Merkezkaç eğilim vardır.
-
Dikey ilişkilerin yanı sıra bireyler arası yatay
işbirliğine önem verilir.
-
Uzmanlaşmadan çok, işletmenin genel amaçlarına
hizmete önem verilir.
-
Yatay haberleşme en az dikey haberleşme kadar
önemlidir.
-
Organizasyon genel olarak çevre faktörlerine
daha açıktır.
-
Yetki sıra düzeni az, denetim az, kurallar
azdır.
2.3.2.5.2. Lawrance – Lorsch Çalışması
Harward Üniversitesi profesörlerinden Paul Lawrence ve Jay
Lorsch tarafından 1967 yılında A.B.D.’de toplam on işletme üzerinde yapılan bu
araştırmada durumsallık yaklaşımının gelişmesine katkıda bulunan bir çalışma
yapmışlardır. Seçilen bu on işletmenin altı tanesi plastik endüstrisinde ikisi
ambalaj endüstrisinde ikisi de gıda endüstrisinde faaliyet göstermektedir.
Lawrence ve Lorsch değişik çevre koşulları altında ne tür bir organizasyon
yapısı daha etkin olacaktır sorusuna cevap aramışlardır. “Araştırmacılar bu
araştırmalarında üç önemli kavram kullanmışlardır. Bunlar farklılaşma,
koordinasyon, çevre ve belirsizlik kavramlarıdır”[50].
Farklılaştırma, organizasyondaki birimler arasındaki
formal yapı farklılıkları ile bu birimlerde çalışanların düşünsel yönelimlerini
ifade etmektedir.
Koordinasyon ise organizasyon birimleri arasındaki
yardımlaşmanın durum ve kalitesi ile bunun nasıl sağlandığı konularını
kapsamaktadır. Çevre ise belirsizlik boyutuna göre değerlendirilmiştir. “Bir
organizasyon içindeki departmanların ilişkili oldukları çevrenin aşağıdaki üç
boyut itibarıyla farklı olacağı varsayılmıştır”[51].Birinci
boyut koşullardaki zaman içinde değişme hızı, ikinci boyut belirli bir
zamandaki koşullar altında bilgi sağlamada belirlilik, üçüncü boyut ise çeşitli
kararların sonuçları hakkında geri beslemede geçen zamandır.
Lawrance ve Lorsch’a göre değişme hızı yüksek, bilgi
almanın belirsiz olması ve geri besleme süresinin uzun olduğu ortamda faaliyet
gösteren organizasyonların farklılaşma derecesi yüksek olacaktır. Ayrıca
birimler arasındaki farklılaşmanın yüksek olduğu organizasyonlarda bütünleşme
ihtiyacı yüksek olur, bunu başarmakda zorlaşır.
Lawrance ve Lorsch’un çalışmalarının sonuçlarını genel
olarak şu şekilde ifade etmek mümkündür. Organizasyonun bütünü değil, iç yapısı
ilgili çevre koşullarının durumuna göre şekil alacaktır.
Durumsallık yaklaşımının ana felsefesi olan en iyi
organizasyon yapısının mevcut olmadığını, en iyi organizasyon yapısının çevre
koşullarına göre değiştiğini Lawrance ve Lorsch bu çalışmalarıyla bir defa daha
vurgulamışlardır. En iyi organizasyon yapısı değişen çevre koşullarına en iyi
uyumu gerçekleştiren organizasyondur.
2.3.2.5.3. Emery – Trist Çalışması
Londra Tavistock Enstitüsünden Fred Emery ile Eric
Trist’in yapmış oldukları bu çalışma ile organizasyon–çevre ilişkilerinin
anlaşılması ve kavramlaştırılması ve kullanılması konusunda işletmecilik ve
yönetim bilimine önemli katkılar sağlamıştır. Çevresel faktörlerin belirsizliği
organizasyon içersindeki belirsizlik derecesini de etkiler. Tavistock okulunun
bu araştırmacıları 1965 yılında yayınladıkları, “organizasyon çevrelerinin
etkileyici doku yapısı “isimli makalelerinde nedensel doku kavramını
geliştirmişlerdir.
Emery ve Trist’e göre organizasyon ile çevresi arasındaki
ilişkileri incelerken dört çeşit ilişkiden söz ederek bunlardan en önemli ve
güç olanının dördüncü tür ilişki olduğunu belirtmişlerdir.
Birinci tür ilişki organizasyonun iç yapısıyla ilgili olup
iç birimler arasındaki içsel karşılıklı bağlılık ilişkileridir. Örneğin
pazarlama birimi ile üretim bölümü arasındaki bağımlılık gibi. İkinci grup
ilişkiler ise, organizasyonun inputları aldığı çevreler ile olan karşılıklı
bağlılık ilişkileridir. Üçüncü grup ilişki organizasyonun çıktılarını
gönderdiği çevrelerle olan çıktı alışverişi karşılıklı bağlılık ilişkileri.
Dördüncü grup ilişkiler ise, çevresel karşılıklı bağlılık ilişkileri olarak
adlandırılan ilişkilerdir.
Bu dört ilişkiden ;
İçsel karşılıklı bağlılık ilişkileri organizasyonun
kontrolü altında olan ilişkilerdir. Örneğin, departmanlar arası ilişkiler,
bütçeleme, girdi alış veriş karşılıklı bağlılık ilişkisi ve çıktı alış-veriş
karşılıklı bağlılık ilişkisi organizasyonun dış çevre unsurları ile direkt
ilişkilerini gösterir. Organizasyon çevreden girdiler alır ve bunları çıktılara
dönüştürerek çevreye verir. Organizasyon bu ilişkileri belirli derecede kontrol
altına alabilir. Dördüncü grup ilişkiler ise organizasyon için anlaşılması ve
izlenmesi güç olan ilişkilerdir. Bunlar toplumu oluşturan çeşitli unsurlardan
meydana gelen ilişkilerdir. Örneğin, kültürel özellikler,ekonomik özellikler,
politik özellikleridir. “Hiçbir organizasyonun bu tür ilişkilerden
etkilenmemesi mümkün olamaz ”[52].
Organizasyon ve çevre başlığı altında bu etkileşimin neler olduğu
açıklanmıştır. Çevresel faktörleri izleyemeyen ve uyumu sağlayamayan
organizasyonların başarılı olmaları düşünülemez.
“Emery ve Trist’e göre karşılıklı bağlılık ilişkilerinin
bulunduğu örgütsel çevre dört çeşit özellik gösterebilir”[53].
-
Durgun dağınık,
-
Durgun kümelenmiş,
-
Dengesiz, tepki gösterici,
-
Çalkantılı,
Bu dört çevrenin özelliklerini Emery ve Trist aşağıdaki
gibi açıklamışlardır.
Durgun–Dağınık
Çevre; En basit örgütsel çevre olup, değişim hızı çok düşüktür. Çevre
faktörlerinde değişme yavaş olur. Bu durumda organizasyonlardaki karar
organları kararlarını büyük ölçüde belirlilik altında alırlar.
Durgun–Kümelenmiş
Çevre; Bu dokuda değişim hızı az olmakla beraber bazı çevresel unsurların
bir araya gelerek bazı birlikler, koalisyonlar oluşturdukları durumu ifade
etmektedir. “Çevresel öğeler birbirleriyle ilişkili olduğundan örgütü aynı
zamanda etkilerler”[54].
Dengesiz Tepki
Gösterici Çevre; Çevresel değişimler rasgele olmayıp örgütsel faaliyetler
çevreyi etkilemekte ve tepkiye neden olmaktadır. Bu tür çevreye en güzel örnek
oligopol tipi bir yapıdır. “Böyle bir yapıda benzer konuda çalışan
organizasyonlar hem birbirleriyle yarışmakta hem de birbirlerinin kararlarına
tepki göstermektedirler”[55].
Böyle bir çevrede faaliyet gösteren organizasyonların yöneticileri mücadele
imkanı sağlayan planlar hazırlamak, kararlar almak ve stratejik eylemlere
girişmektir. Planlama çalışmalarını yalnızca kendi davranışlarını takip etmek
için değil, rakip organizasyonların davranışlarını da takip için yapmalıdırlar.
Çalkantılı Çevre;
Bu tür çevrede değişimler hızlı olmakla beraber aşırı karmaşıklık söz konusudur.
Devletin müdahalesi, rakiplerin davranışı, müşteri ve satıcıların davranışı,
diğer çevresel faktörleri karşılıklı etkilemektedir. Organizasyon bu hızlı
değişen ve karmaşık ilişkileri yakından izlemek ve bunlara uyum sağlamak için
gerekli kararları almak zorundadır. Bu tür bir çevrede organizasyonun yaşaması
ve gelişmesi,eksiksiz,zamanında çevreyle ilgili bilgileri alması ile mümkündür.
Çalkantılı çevrede,çevresel unsurlarla ilişki kurulan strateji,taktik gibi
araçlar yeterli olmamaktadır. “Çok taraflı anlaşmalar çalkantılı çevre için en
uygun yol olarak seçilmelidir”[56].
Emery ve Trist’in nedensel dokuları ve organizasyona
etkileri tablo 3’te gösterilmiştir.
Emery ve trist bu çalışması ile çevre unsurlarının
kavramlaştırılması sınıflandırılması ve organizasyonun ilişkilendirilmesi
konusunda durumsallık yaklaşımına önemli katkılarda bulunmuştur.
2.3.2.5.4. James Thompson Çalışması
Organizasyon ve çevre ilişkileri konusunda bir diğer
önemli çalışma da James Thompson’un yapmış olduğu teorik çalışmadır. Thompson
çalışmasında iki ana konu üzerinde durmuştur. Birincisi organizasyonun
çevresini sınıflamak ve özelliklerini belirleyecek bunun organizasyon yapısı
ile ilişkisini göstermektedir. İkincisi ise organizasyonların çevre ile ilişki
kurarken izleyecekleri stratejileri belirlemektir.
Tablo 3 Çevre tipleri ve özellikleri
ile organizasyonun göstereceği etki
|
Çevre Tipi
|
İlişki Kurma Tekniği
|
Özellikleri
|
Organizasyonun Yapması Gereken
|
|
Yumuşak
Dağınık
|
Taktikler
|
Değişmeler hızlı değil, Çevre faktörlerinde
değişim az
|
Günlük faaliyetler üzerinde odaklaşma, sınırlı
planlama
|
|
Yumuşak
kümelenmiş
|
Stratejiler
|
Değişmeler sık değil, çevresel unsurlar küme
biçimnde ortaya çıkar
|
Değişmeler önceden tespit edilebilir, tek taraflı
hareketlerden kaçınmak, planlama ve tahmin yapmak
|
|
Dengesiz tepki gösterici
|
Faaliyetleri esas alan düzenlemeler
|
Çevresel faktörler değişime tepki gösterir.
Organizasyonlar büyüktür.
|
İyi ve güçlü plan ve tahmin yapmak, rakiplerin
davranışlarını önceden kestirebilmek
|
|
Çalkantılı
|
Çok taraflı anlaşmalar
|
Değişim hızı çok yüksek, çevre unsurundaki
değişiklik diğer çevresel unsurları da önemli derecede etkilemektedir.
|
Yaşamak ve gelişmek için çevreyi izlemek, çevre
hakkında eksiksiz tam zamanında bilgi sahibi olmak
|
Organizasyonlar sistem teorisine göre alt sistemlerden
oluşan bir bütün olup açık sistem özelliğindedir. Thompson’da bu görüşten yola
çıkarak organizasyonların üç alt sistemden oluştuğunu ifade etmektedir. ”Her
organizasyonda sorunları, teknikleri ve yaklaşımları birbirinden farklı üç ayrı
alt sistem görmek olasıdır”[57].
Bunlar;
-
Teknik alt sistem,
-
Organizasyonel alt sistem(koordinatif)
-
Kurumsal (stratejik) alt sistemdir.
Teknik alt sistem: Organizasyonun sahip olduğu
teknolojisini işlerin yapımında kullandığı, teknik ve rasyonellik esaslarına
göre çalışan alt sistemdir.
Kurumsal (stratejik) alt sistem: ”İşletmenin amaçlarının,
strateji ve politikalarının belirlendiği alt sistemdir”[58].
Bu alt sistem sürekli çevre ilişki içerisinde olup, işletme politikaları ve
stratejilerinin ve amaçlarının belirlenmesinde ve çevreye uyumun sağlanmasında
önemli rol oynayan alt sistemdir.
Yönetsel (Koordinatif) alt sistem: Yukarıda açıklanan
teknik alt sistem ile kurumsal alt sistem arasında gerekli koordinasyonu
sağlayan alt sistemdir. Amaçları ve planları uygulanabilir hale getirir.
Bu üç sistemin şekli aşağıdaki gibidir.
 |
Şekil 12 Fonksiyonel
Organizasyonlardaki Çeşitli Sistemler
Bu üç alt sistem içerisinde Thompson’a göre teknik alt
sistem kapalı sisteme yakın özelliğe sahiptir. Bununda nedeni her işletme sahip
olduğu teknik alt sistemini çevredeki değişikliklerden mümkün olduğu kadar
korumak ister. Ayrıca teknik alt sisteminin çevrenin belirsizliklerinden en az
ölçüde etkilenmesi ister.
Bunu sağlamak büyük ölçüde koordinatif alt sisteme
düşmektedir. Teknik alt sistemin kapalılık özelliği nedeniyle çevreden elde
edilen bilgiler koordinatif alt sistemce sağlanır.
Kurumsal alt sistem belirsizlik esasına göre işler. “Çünkü
bu alt sistemin kendisini etkileyen çevre unsurları üzerinde kontrolü yoktur”[59](
)
Thompson çevreyi iki boyuta göre incelemiştir. “Bunlar,
durgun değişken ve basit karmaşık olarak adlandırılmıştır.”[60]
“Bunların oluşturduğu matris aşağıdaki gibidir”[61]
|
Karmaşıklık/Değişkenlik
|
Durgun
|
Değişken
|
|
Basit (Homojen)
|
1
|
2
|
|
Karmaşık (Heterojen)
|
3
|
4
|
Durgun değişken boyutundan ifade edilmek istenilen belirli
bir zaman içinde ilgili çevre unsurlarında meydana gelen değişmelerdir.
Basit-Karmaşık boyutu ise; ilgili çevredeki unsurların az veya çokluğu ile
ilgilidir.
Richard Daff çevrenin basit ya da karmaşıklığı, durgun ya
da değişken boyutlarına göre olabileceğini ifade etmektedir.
Çevrenin karmaşık olması çevresel unsurların farklılığını
belirtir. Çevrenin basit olması ise organizasyonun etkileşimde bulunduğu
çevresel unsurların iki yada üç tane olması demektir. Durgun yada değişkenlik
ise çevredeki unsurların hareketliliğini yansıtır. Çevresel unsurlar belirli
bir zaman diliminde fazla değişiklik göstermiyorsa sabittir. Çevresel
unsurların ani veya beklenmeyen biçimde değişimi ise değişken bir çevreyi
gösterir.
Bu açıklamalardan sonra durgun ve değişken çevrenin
özelliklerinin neler olduğunu açıklayalım.
Durgun çevre aşağıdaki özellikleri gösterir[62].
-
Mal ve hizmetlerin son yıllarda değişmemiş
olması,
-
Teknolojik yenilik yapılmayan,
-
Rekabet yok denecek kadar az,
-
Müşteri ve rakip sayısı değişmeyen veya çok az
değişen,
-
Ekonomik, politik, sosyal koşulların dengeli
olması,
-
Devlet politikalarının belirli olması ve
değişmemesi,
Değişken Çevrenin Özellikleri,
-
Mal ve hizmetlerde sürekli değişmelerin olması,
-
Teknolojik yeniliklerin olması,
-
Rekabetin mevcudiyeti,
-
Müşteri ve rakiplerin sürekli değişmesi,
-
Tahmin edilmesi mümkün olmayan devlet
müdahalelerinin sürekliliği,
-
Devlet politikalarının toplumdaki değişimlere
göre sürekli değişmesi,
Thompson’a göre, basit-durgun çevrede faaliyet gösteren
işletmelerin organizasyon yapılarına en uygun yapının mekanik yapı,
karmaşık-değişken çevrede faaliyet gösteren işletmelerinde organik yapıya uygun
olduğunu ifade etmiştir.
Basit-değişken ve karmaşık–durgun çevrede faaliyet
gösteren işletmelerin de organik ve mekanik yapı arasında yer alması
gerektiğini belirtmiştir.
Organizasyonlar çevrelerindeki değişimlere uymak için üç
ayrı strateji izlerler.
Bunlar;
-
Organizasyon içi stratejiler,
-
Faaliyet alanı stratejileri,
-
Organizasyonlar arası stratejilerdir.
Bu üç ana grup ve bunlarla ilgili stratejiler R.Miles
tarafından şöyle özetlenmiştir[64].
Stratejiler Örnekler
1-Organizasyon
içi - Dış etkileri
azaltmak için gerekli önlemler,
- Dış çevredeki değişmeleri
azaltma,
-
Tahmin
-
Kemer sıkma
2-Faaliyet
alanı seçimi - Başka
faaliyet alanlarına girme,
3-Organizasyonlar
arası 1-Anlaşmaya dayananlar
-
Anlaşma yapma
-
İçeriden ilişki kurma
-
Ortak teşebbüs
2-Rekabete
dayananlar,
-
Rekabeti esas alma
-
Alternatifleri açık tutma
Dış etkileri azaltmak için gerekli önlemleri alma
stratejisinde organizasyon, girdi ve çıktı akışını kesintiye uğratmadan bu
akışı güvence altına alma ile ilgilidir. Örneğin hammadde stoku yapmak,
personel yetiştirmek, stoklama imkanlarını geliştirme v.b.
Dış çevredeki değişmeleri azaltma stratejisi,
organizasyonların dış çevredeki değişmeleri azaltmaya yönelik faaliyetleridir.
Örneğin, durgunluk dönemlerinde indirimli veya kredili satış ve kampanyalar
yapmak.
Tahmin; geçmiş verilerden yararlanarak çevredeki
değişmeleri önceden kestirmek ve organizasyonu buna göre hazırlamayı ifade
eder.
Yukarıda açıklanan stratejilerin başarılı olmaması durumunda
organizasyonlar bazı işlerini elemine ederek en gerekli faaliyetlerini sürdürme
yoluna giderler. Buna kemer sıkma stratejisi adı verilir.
Başka faaliyet alanlarına girme stratejisi ise,
organizasyonların başka alanlarda çalışan organizasyonları satın alarak veya
birleşerek faaliyet alanını genişletmesi sonucu sadece belli çevrelere bağımlı
olmaktan kurtulmasını ifade etmektedir. Bu strateji bazı alanlardan çekilme
şeklinde de uygulanabilir.
Organizasyonlar arası stratejilerden anlaşma yapma
stratejisi ise organizasyon başka bir organizasyonla geleceğin belirsizliğinin
doğuracağı tehlikeleri azaltmak veya ortadan kaldırmak için anlaşmalar
yapabilir. “Bu tür anlaşmaların yazılı
ve formal olma zorunluluğu yoktur[65].
İlişki kurma olarak ifade edilen kooptasyon stratejisi
ise; organizasyonun yaşama ve gelişmesini etkileyen çevre ile ilgili kişileri
kendi organizasyonunun karar organlarına dahil etmesidir. Örneğin etkili
müşteriler yada üreticilerin yönetim kuruluna dahil edilmesi.
Diğer bir strateji ise organizasyonun kaynaklarının başka
bir organizasyonla birlikte kullanarak ortak teşebbüsler kurmasıdır. Bu
strateji ile rekabet yerine organizasyonlar arası yardımlaşma oluşur.
Organizasyonlar arası stratejilerden bir diğeri de organizasyonun sonuna kadar
rekabeti esas almasıdır.
Thompson’un yapmış olduğu bu çalışma ile işletmenin
çevresi ile ilgili sınıflama,çevrenin organizasyonun yapısı üzerine etkileri ve
organizasyonların çevre ile ilişkilerinde izleyecekleri stratejiler üzerinde
durduğunu ve bu çalışmanın teorik bir çalışma olduğunu öğrenmiş bulunuyoruz.
[1] Von Ludwıng Bertalanffy,General System Theory, N.Y., 1975, s.6.
[2] Glenn Immegart and Francis
Pilecki, An Introductıon to System For
Educatıonal Administrtor, Addison-Wesley Pub.Co., 1973, s.30.
[3] H.Öner Esen, İşletme Yönetiminde Sistem Yaklaşımı,Bayrak Matb.İst., 1985, s.9.
[4] Esen, a.g.e., s.11.
[5] David Dunkerley, The Study of Organizatıons, Routledge
and Kegan Paul,1972, s.34.
[6] M.Elisa Awad, System Analysis and Design, Internatıonal University, Florida,
1979, s.5.
[7] Koçel, a.g.e., s.167.
[8] A.Zeynep Düren,a.g.e., s.65.
[9] Henry Tosi, Stephan Carroll, Management Contingecies, Structure and
Process, St.Clair Press, Chigago, 1976, s.160.
[10] Koçel, a.g.e., s.168
[11] İlhami Karayalçın, Fabrika Organizasyonu, Çağlayan
Kitapevi, İst., 1977, s.104.
[12] Koçel, a.g.e., s.170.
[13] Esen, a.g.e., s.24.
[14] Alpugan, a.g.e., s.72.
[15] Alan Muhleman and diğ., Production and Operation Management, Sıxth
Ed., Pitman Pub., London, 1994, s.9.
[16] Alpugan, a.g.e., s.73.
[17] Koçel, a.g.e., s.172.
[18] Robert Albanese, Management, South – Western Pub., Co,
Ohio, 1988, s.141.
[19] a.g.e.
[20] a.g.e.
[21] R.Miles and C.Snow; Organizational Strategy,Structure and Process,
Mc.Graw Hill Book Com., N.Y.,1978, s.251.
[22] Koçel, a.g.e., s.181.
[23] a.g.e.
[24] T.Haınmann. ve diğ.; Managing The Modern Organization, 3.Ed.,
Houghton Mifflin Co., 1978, s.37.
[25] F.Luthans and T.Stewart; “A.General
Contingency Theory of Management”, Academy
of Management Rewiew, April 1977, s.184.
[26] Howard Carlısle; Management:Concept and Situations, Science Research Associates,
Inc.1976, s.391.
[27] Koçel, a.g.e., s.183
[28] Mümin Ertürk, İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon, Beta Yay., İst., 1998, s.41.
[29] Koçel, a.g.e., s.186.
[30] Johannes Pennings; “The Relevance of
the Structural Contingency Model for Organizational Effectiveness”, Administravite Science Quarterly,
Sept., 1975, vol.20, s.394.
[31] Robert Miles, Macro Organizational Behavior,Goodyear Pub.Co., 1980, s.54.
[32] Düren, a.g.e., s.72
[33] Miles, a.g.e, s 52
[34] Koçel, a.g.e, s 188
[35] Fred Luthans, Organizational Behavior, Third Edition, Mc.Graw Hill, 1981, s.553.
[36] Martin Gannon, Organizational Behavior: A Managerial and organizational Perspective,
Little Brown Co., 1979, s.77.
[37] Koçel, a.g.e., s.191.
[38] Düren, a.g.e., s.75.
[39] Koçel, a.g.e., s.192.
[40] Koçel, a.g.e., s.192.
[41] a.g.e., s.194.
[42] James Thompson, Organization
Action, Mc.Graw Hill, 1967, s.16.
[43] Thompson, a.g.e. ,s.16.
[44] Koçel, a.g.e., s.195.
[45] a.g.e., s.201.
[46] T.Burns and G.M.Stalker, The Management of Innovation, Tavistock
Pub., 1971, s.12.
[47] Garry Dessler, Management Fundamentals:A Frame Work,Reston Pub.,Co., 1979, s.197.
[48] Burns - Stalker, a.g.e., s.96.
[49] a.g.e., s.120.
[50] Koçel, a.g.e., s.206.
[51] P.Lawrence and J.Lorsch, Organization and Enviroment, Managing
Differentiation and Integration, Irwing, 1969, s.32.
[52] Kelly, a.g.e., s.477.
[53] E.Emery and E.Trist, “The Causal
Texture of Organizational Environments”, Personnel
Management and Organization Development,Houghton – Mifflin, 1971, s.33.
[54] Can, a.g.e., s.52.
[55] Koçel, a.g.e.,s.212.
[56] Miles, a.g.e., s.209.
[57] Thompson, a.g.e., s.10.
[58] Koçel, a.g.e., s.215.
[59] a.g.e., s.215
[60] a.g.e., s.216
[61] Richard Daff, Organization:Theory and Design, West Pub., N.Y. 1983, s.33-34.
[62] D.Hellriegel and J.Slocum, Management Contingency Approaches,The
Second Ed., Wesley Pub.Co., s.146
[63] Koçel, a.g.e., s.217.
[64] Miles, a.g.e., s.295.
[65] Koçel, a.g.e., s.220.
1 yorum:
yazi icin cok tesekkurler, cok faydali.
iyi calismalar
Yorum Gönder